Peran Rencana Strategis (Renstra) Bagi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Banyak orang berkata bahwa perpustakaan merupakan gudang ilmu dan informasi. Beberapa melakukan hiperbola dengan menambahkan ungkapan perpustakaan, jantung pendidikan. Pernyataan-pernyataan itu didasarkan pada fungsi perpustakaan yang merupakan pusat sumber informasi. Seluruh koleksi buku instansi diletakkan di sana untuk kemudian dibaca dan dimanfaatkan bersama. Dari tahun ke tahun, peran perpustakaan terbilang naik-turun. Jika hanya mengandalkan tempat almari sebagai tempat menaruh buku, mungkin eksistensi perpustakaan akan terus menurun. Oleh karenanya, pengelola perpustakaan perlu membuat inisiatif seperti penyusunan rencana strategis. Rencana adalah cara spesifik yang akan ditempuh untuk mencapai sasaran kegiatan (Misrina, 2010). Sedangkan strategis adalah suatu seni menggunakan kecakapan dan sumber daya suatu organisasi untuk mencapai sasarannya melalui hubungan efektif dengan lingkungan dalam kondisi yang paling menguntungkan (Salusu, 1998). Kedua komponen tersebut merupakan komponen pembentuk rencana strategis. Rencana strategis (RENSTRA) merupakan bagian pertama dari manajemen strategic, mencakup penetapan tujuan, sasaran, dan strategi organisasi. Strategi organisasi berisi tentang kebijakan, program dan kegiatan organisasi (Muljadi, 2006). Rencana strategis atau renstra pada lingkup perpustakaan dapat penulis definisikan sebagai susunan rencana yang dibuat dengan tujuan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja pada perpustakaan demi mewujudkan visi perpustakaan. Renstra disusun berdasarkan visi dan misi serta analisis potensi, peluang, dan kendala yang dimiliki perpustakaan. Oleh karenanya, isi dan bentuk susunan renstra dapat berbeda tiap perpustakaan. Pada perpustakaan perguruan tinggi milik UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry misalnya, susunan renstra di perpustakaan tersebut disusun atas penjabaran proyek, deskripsi manajemen, pemetaan SDM, penjabaran koleksi, sarana dan prasarana, IT dan promosi, anggaran, kerjasama, serta potential development (Latief, 2017). Renstra pada umumnya disusun untuk rentang beberapa tahun ke depan yang dapat dikategorikan dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Lalu, apa peran renstra pada perpustakaan perguruan tinggi? Berdasarkan hasil studi literatur, peran renstra pada perpustakaan perguruan tinggi penulis jabarkan sebagai berikut: 1. Sebagai Acuan Dalam Menentukan Kebijakan Renstra dapat dijadikan acuan dalam menentukan kebijakan dikarenakan renstra mengandung hal-hal yang sesuai dengan visi dan misi dari perpustakaan perguruan tinggi negeri. Selain itu, isi renstra yang baik menurut Purwanto (Purwanto, 2007) memerlukan serangkaian langkah seperti (1) Menjelaskan serta merumuskan masalah/usaha/tujuan yang akan direncanakan. (2) Mengumpulkan data, informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya. (3) Menganalisis dan mengklarifikasi informasi serta hubungannya. (4) Menetapkan perencanaan, premis-premis dan hambatan-hambatan, serta hal-hal yang mendorongnya. (5) Menentukan beberapa alternatif. (6) Pemilihan keputusan yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada. (7) Menetapkan urutan-urutan dan penetapan waktu secara terperinci bagi rencana yang diusulkan. (8) Pelaksanaan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan. Berdasarkan uraian langkah pembuatan renstra tersebut, dapat dikatakan bahwa penjabaran renstra telah mewakili potensi keberadaan perpustakaan perguruan tinggi di masa mendatang karena telah mencakup analisis potensi, peluang, dan kendala yang mungkin dihadapi oleh perpustakaan. 2. Sebagai Pedoman Agar Tujuan Kegiatan Dapat Tercapai Sesuai Hasil Yang Diharapkan Koontz dan O’Donnel (dalam Purwanto, 2007) berpendapat bahwa perencanaan merupakan fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif-alternatif yang ada. Berdasarkan penjabaran tersebut, dapat diketahui bahwa rencana memuat analisis yang dibutuhkan dalam memprediksi peluang yang ada. Dengan demikian, renstra dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan kegiatan sehingga kegiatan yang dilakukan dapat berjalan sesuai tujuan yang diharapkan. 3. Sebagai Metode Dalam Mengarahkan Para Pemimpin Unit Kerja Pemetaan SDM yang ada dapat dijadikan panduan oleh para pemimpin unit kerja sehingga kinerja dapat lebih terarah. Dengan adanya panduan ini, keputusan dan tindakan yang dikerjakan dapat berdampak pada masa depan organisasi secara rasional dan konsisten positif. 4. Sebagai Media Pendidikan Renstra dapat dijadikan instrumen dalam mendidik SDM yang berperan dalam perpustakaan perguruan tinggi. Hal ini tidak lepas dari komponen renstra yang memuat analisis strategik mengenai potensi, peluang, dan kendala perpustakaan. Dengan adanya instrumen ini, risiko yang ada dapat dikurangi. 5. Sebagai Media Pengendali Organisasi Informasi Menurut Muljadi (Muljadi, 2006) perencanaan strategis merupakan suatu cara untuk mengendalikan organisasi secara efektif dan efisien sampai pada implementasi paling depan sampai pada tujuan dan sasaran organisasi yang bersangkutan. Karenanya renstra haruslah responsive terhadap perubahan lingkungan yang ada. Dengan fleksibelitas tersebut, kondisi lingkungan organisasi dapat diketahui dan diprediksi sehingga kebijakan-kebijakan dapat terkelola dan arah berjalannya organisasi menjadi jelas. Berdasarkan penjabaran di atas, dapat disimpulkan bahwa beberapa peran renstra pada perpustakaan perguruan tinggi di antaranya sebagai acuan dalam menentukan kebijakan, pedoman agar tujuan kegiatan dapat tercapai sesuai hasil yang diharapkan, sebagai metode dalam mengarahkan para pemimpin unit kerja, media pendidikan, serta media pengendali organisasi informasi. Dalam mewujudkan peran-peran tersebut, penyusunan renstra perlu memerhatikan visi dan misi perpustakaan perguruan tinggi serta analisis potensi, peluang, dan kendala yang ada. Selain itu, diperlukan dukungan dan kepatuhan pihak terkait dalam melaksanakan renstra yang telah ditetapkan. Sumber Referensi: Latief, K. A. 2017. Rencana Strategis (Renstra) UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniiry 2013-2017. Misrina, E. 2010. Analisis Perbandingan Antara Rencana Strategis Tahun 2008-2013 Dengan Rencana Kerja Tahun 2008 dan 2009 di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Banyumas. Muljadi, Arief. 2006. Pokok-pokok dan Ikhtisar Manajemen Stratejik Perencanaan dan Manajemen Kinerja. Jakarta: Prestasi Pustaka. Purwanto, Iwan. 2007. Manajemen Strategi. Bandung: Yrama Widya. Salusu, J. 1998. Pengambilan Keputusan Stratejik untuk Organisasi Publik dan Organisasi Nonprofit. Jakarta: Gramedia.